Productieve tools voor communicatie, samenwerken en opslaan

Geplaatst op: 21 februari 2017 -

G Suite is een totaalpakket van productieve tools, zo kan je vanaf elke locatie communiceren, samenwerken en opslaan. In dit artikel leg ik uit welke functies er in het totaalpakket zitten.

Professionele email

Voor het verzenden, ontvangen en archiveren van je email is er “Gmail” met krachtige functies zoals:

  • Zoekfunctie, die net zo goed werkt als Google
  • Inbox organiseren, je kan het bijvoorbeeld indelen in secties
  • Labels, hiermee kan je e-mail indelen
  • Filters, automatiseer je inkomende berichten om je inbox overzichtelijk te houden

Het verschil met de gratis versie van “Gmail” is dat je het kan gebruiken met je eigen domeinnaam en je een opslagruimte hebt van 30 GB.

Veilige online bestandsopslag

Voor het opslaan, synchroniseren en delen van je bestanden gebruik je “Google Drive” met krachtige functies zoals:

  • Zoekfunctie, die net zo goed werkt als Google
  • Synchroniseren, op elk apparaat dezelfde bestanden
  • Delen, je bestanden delen met personen binnen en buiten je bedrijf
  • Met Ster, een map met je belangrijkste bestanden
  • Prullenbak, net zoals je gewend bent op je vaste computer

Het verschil met de gratis versie van “Google Drive” is dat je meer dan 15 GB tot je beschikking hebt.

Planning organiseren

Voor het organiseren van je planning gebruik je “Google Agenda” met krachtige functies zoals:

  • Zoekfunctie, die net zo goed werkt als Google
  • Publiceren, deel je afspraken met je klanten of geef aan wanneer je beschikbaar bent
  • Delen, geef alle details vrij of alleen beschikbaarheid aan je collega’s
  • Afspraak vanuit Gmail, klik op een datum in je e-mail om snel toe te voegen
  • Bronnen reserveren, eenvoudig gedeelde ruimtes of bronnen zoals projectors toevoegen aan je agenda afspraken
  • Bijlage, voeg een bijlage toe aan je afspraken

Documenten opstellen

Voor het verwerken van je teksten gebruik je “Google Documenten” met krachtige functies zoals:

  • Samen bewerken, tegelijk met je team of klanten werken aan hetzelfde document
  • Delen, je documenten delen met personen binnen en buiten je bedrijf
  • Automatisch opslaan, je wijzigingen worden automatisch opgeslagen na elke bewerking
  • Onbeperkte geschiedenis, ongewenste wijzigingen ongedaan maken
  • Populaire bestandstypen, importeer je Microsoft Word en pdf bestanden
  • Offline werken, maak en bewerk bestanden offline die worden gesynchroniseerd zodra er verbinding is
  • Chatten, bespreek wijzigingen via de ingebouwde chatfunctie
  • Verkennen, zoek op internet naar gerelateerde onderwerpen vanuit je document

Spreadsheet maken

Voor het verwerken van gegevens in diagrammen, gebruiken van formules, draaitabellen en opties voor conditionele opmaak gebruik je “Google Spreadsheet” met krachtige functies zoals:

  • Samen bewerken, tegelijk met je team of klanten werken aan hetzelfde document
  • Delen, je spreadsheets delen met personen binnen en buiten je bedrijf
  • Automatisch opslaan, je wijzigingen worden automatisch opgeslagen na elke bewerking
  • Onbeperkte geschiedenis, ongewenste wijzigingen ongedaan maken
  • Werken met Excel, Je kunt Microsoft Excel-bestanden openen, bewerken en opslaan met de Chrome-extensie of de app.
  • Formules, cel formules die in de meeste spreadsheet pakketten beschikbaar zijn
  • Offline werken, maak en bewerk bestanden off-line die worden gesynchroniseerd zodra er verbinding is
  • Chatten, bespreek wijzigingen via de ingebouwde chatfunctie
  • Verkennen, voor een overzicht van je gegevens, van informatieve analyses tot kant-en-klare diagrammen

Formulieren maken

Voor het verzamelen en ordenen van antwoorden die klanten invullen gebruik je “Google Formulieren” met krachtige functies zoals:

  • Samen bewerken, tegelijk met je team of klanten werken aan hetzelfde document
  • Delen, je formulieren delen via een email, link of website
  • Automatisch opslaan, je wijzigingen worden automatisch opgeslagen na elke bewerking
  • Analyseren, antwoorden bekijken in real-time, of in een spreadsheet
  • Velden, kort antwoord, alinea, meerkeuze, selectievakjes, dropdown, bestand uploaden, lineaire schaal, meerkeuze raster, datum, tijd, titel en beschrijving, afbeelding toevoegen, video toevoegen en secties
  • Chatten, bespreek wijzigingen via de ingebouwde chatfunctie

Presentaties maken

Voor het presenteren van je ideeën kan je “Google Presentaties” met krachtige functies zoals:

  • Samen bewerken, tegelijk met je team of klanten werken aan hetzelfde document
  • Delen, je presentaties delen met personen binnen en buiten je bedrijf
  • Automatisch opslaan, je wijzigingen worden automatisch opgeslagen na elke bewerking
  • Onbeperkte geschiedenis, ongewenste wijzigingen ongedaan maken
  • Elementen, grafieken en diagrammen tekenen, invoegen van objecten en vormen, tekst en afbeeldingen opmaken, animaties gebruiken en meer
  • Chatten, bespreek wijzigingen via de ingebouwde chatfunctie

Videoconferentie met Hangouts

Om contact te houden met je collega’s en klanten kan je gebruik maken van “Google Hangouts” met krachtige functies zoals:

  • Externe deelnemers, je kan mensen uitnodigen buiten je bedrijf om deel te nemen
  • HD-video, zo kan je de host goed zien
  • Schermdeling, voor een training op afstand en verstuur handige links via de chatfunctie
  • Aantal deelnemers, er kunnen maximaal 25 personen deelnemen
  • Veiligheid, de video en audio streaming wordt gecodeerd

Productieve tools die niet zijn uitgelicht

Naast bovenstaande functies zijn er nog de volgende productieve tools:

  • Google+, kennis, updates en nieuwe ideeën delen met de wereld
  • Sites, maak simpele webpagina;s voor intern gebruik
  • Cloudsearch, zoek het gehele G Suite naar je gegevens
  • Beheerdersconsole, makkelijk gebruikers toevoegen, apparaten beheren en de beveiliging en instellingen configureren van je accounts
  • Vault, beheer, bewaar, doorzoek en exporteer de e-mail en chats
  • Mobiel, zorg ervoor dat de gegevens van zakelijke telefoons veilig zijn